INFORMATIVA PRIVACY – WHISTLEBLOWING
ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati personali
Ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (di seguito, “GDPR”), Tecnologie Meccaniche Spa mediante la presente informativa privacy fornisce le informazioni sui trattamenti di dati personali svolti nell’ambito della gestione delle segnalazioni Whistleblowing.
Chi decide come e perché sono trattati i dati?
Il titolare del trattamento dei dati personali è Tecnologie Meccaniche Spa, con sede in Albano Laziale, Via Trapani 1-3, P. Iva 01894591005, e-mail: privacy@tecnologiemeccaniche.com.it (di seguito la “Società” o ‘’Titolare’’).
Quale è la fonte da cui hanno origine i dati?
I dati personali sono raccolti tramite la segnalazione e/o da altri soggetti eventualmente coinvolti nell’ambito della segnalazione (e.g. testimoni), anche a seguito delle attività volte alla verifica della fondatezza della segnalazione stessa.
Quali dati trattiamo?
Tecnologie Meccaniche Spa tratta i seguenti dati personali:
• dati identificativi del segnalante, ove la segnalazione sia stata trasmessa in forma non anonima, ed eventuali dati di contatto (ove contenuti nella segnalazione);
• dati identificativi del segnalato;
• dati identificativi di eventuali ulteriori soggetti coinvolti (ad esempio, testimoni, facilitatori, ecc.), ove contenuti nella segnalazione;
• dati personali contenuti nella segnalazione (e.g. descrizione del fatto segnalato, luogo e data del fatto segnalato ecc.) e/o in atti o documenti allegati alla stessa;
• dati ulteriori che possono entrare nella disponibilità di Tecnologie Meccaniche Spa, anche a seguito delle attività volte alla verifica della fondatezza della segnalazione stessa.
Ove contenuti nella segnalazione, Tecnologie Meccaniche Spa potrebbe eventualmente trattare dati personali appartenenti a categorie particolari (e.g. dati relativi all’orientamento sessuale, all’etnia, dati relativi alla salute) e dati relativi a condanne penali e reati (cd. “dati giudiziari”).
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione o che non possono essere trattati (in assenza di una adeguata base giuridica per il trattamento) non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
Per quali finalità trattiamo i dati e sulla base di quali condizioni di liceità siamo legittimati a farlo?
I dati personali verranno trattati per le seguenti finalità e sulla base delle seguenti condizioni di liceità:
A) Consentire al segnalante di effettuare una segnalazione mediante i canali implementati, verificare la plausibilità della segnalazione e gestire la segnalazione ricevuta, nonchè svolgere le necessarie attività istruttorie/investigative volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto della segnalazione stessa.
La condizione di liceità dei trattamenti è la necessità di adempiere ad un obbligo legale a cui è soggetta Tecnologie Meccaniche Spa, ed in particolare il D.lgs. 24/2023 di recepimento della Direttiva (UE) 2019/1937, nonché l’art. 6, comma 2-bis, del D. lgs. 8 giugno 2001, n. 231.
L’eventuale trattamento di categorie particolari di dati avverrà solo ove necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale (art. 9, par.2, lett. b) del GDPR).
L’eventuale trattamento di dati giudiziari avverrà solo ove autorizzato dalla legge (art. 10 del GDPR).
I dati sopra indicati saranno trattati solo se strettamente necessari per la gestione di una specifica segnalazione.
Il conferimento dei dati personali per la suddetta finalità (e.g. descrizione dei fatti, generalità del segnalato o altri elementi che consentano di identificare il segnalato ecc.) è necessario per consentire a Tecnologie Meccaniche Spa di gestire e dare seguito alla segnalazione. Il mancato conferimento dei dati potrebbe comportare l’impossibilità per Tecnologie Meccaniche Spa di svolgere le necessarie attività istruttorie/investigative volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto della segnalazione e di dare seguito alla segnalazione stessa. Con riferimento ai dati identificativi del segnalante, lo stesso ha la possibilità di presentare una segnalazione anonima.
B) Adottare, se necessario, i relativi provvedimenti, anche disciplinari, nonché difendere ed esercitare diritti nel corso di procedimenti giudiziari o extragiudiziali nell’ambito di controversie sorte in relazione alla, o in conseguenza della segnalazione.
La condizione di liceità che legittima trattamenti è il legittimo interesse della Società a reprimere condotte illecite o contrarie al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. 231/2001, al Codice Etico o a qualsiasi Policy/Regolamento della Società e a tutelare i propri diritti.
Inoltre, nell’ambito del procedimento disciplinare avviato nei confronti del segnalato, qualora la contestazione sia fondata in tutto o in parte sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa del segnalato, la segnalazione sarà utilizzata solo in presenza del previo consenso espresso del segnalante alla rivelazione della sua identità e previa comunicazione scritta delle ragioni alla base della rivelazione dei dati relativi alla sua identità.
Con quali modalità vengono trattati i dati?
I dati saranno trattati con modalità cartacee e informatiche, in particolare, tramite i seguenti canali di segnalazione:
• Piattaforma informatica GlobaLeaks raggiungibile al seguente indirizzo: https://whistle.tecnologiemeccaniche.com;
Inoltre, sarà sempre possibile per il segnalante effettuare una segnalazione in forma orale mediante richiesta di incontro diretto con il Responsabile Whistleblowing, incaricato della ricezione e gestione delle segnalazioni.
Per quanto tempo conserviamo i dati?
Conserviamo i dati solo per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti o per qualsiasi altra legittima finalità collegata. Pertanto, se i dati sono trattati per differenti finalità, conserveremo tali dati fino a che non cesserà la finalità con il termine più lungo.
Ad ogni modo, non tratteremo più i dati per quella finalità il cui periodo di conservazione sia venuto meno. I dati che non siano più necessari, o per i quali non vi sia più un presupposto giuridico per la relativa conservazione, verranno cancellati. I dati personali trattati per la finalità di cui alla lettera A) (i.e. consentire al segnalante di effettuare una segnalazione mediante i canali implementati, nonché verificare la plausibilità della segnalazione e gestire la segnalazione ricevuta e svolgere le necessarie attività istruttorie/investigative), saranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
I dati personali trattati per la finalità di cui alla lettera B) (i.e adottare, se necessario, i relativi provvedimenti, quali provvedimenti disciplinari, nonché difendere ed esercitare diritti nel corso di procedimenti giudiziari o extragiudiziali nell’ambito di controversie sorte in relazione alla, o in conseguenza della, segnalazione) saranno trattati per il tempo necessario alla conclusione di eventuali procedimenti e/o alle azioni disciplinari intraprese.
Con chi condividiamo i dati?
Ai dati personali potranno avere accesso i soggetti espressamente autorizzati al trattamento dalla Società, quali i componenti dell’Organismo di Vigilanza nel caso in cui la segnalazione riguardi possibili comportamenti illeciti che costituiscano o possano costituire una violazione o un sospetto di violazione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001 ovvero condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001.
Inoltre, per lo svolgimento di alcune attività di trattamento, i dati potranno essere comunicati a soggetti esterni che operano in qualità di titolari del trattamento (ove vi sia un’idonea base giuridica) oppure che trattano i dati personali per conto della Società, in qualità di responsabili del trattamento. Nel caso in cui i dati personali siano trattati da soggetti che operano per conto della Società, Tecnologie Meccaniche Spa disciplina tali trattamenti mediante un contratto ai sensi dell’art. 28 del GDPR, mediante il quale conferisce al responsabile del trattamento apposite istruzioni sul trattamento dei dati personali.
I dati personali possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari:
a) consulenti esterni che dovessero fornire specifici servizi di consulenza, eventualmente per fornire supporto nelle attività di indagine, a seconda dell’oggetto della segnalazione;
b) lo studio legale incaricato della ricezione e gestione delle segnalazioni individuato quale Responsabile Whistleblowing;
a) l’Autorità Giudiziaria e altre Autorità pubbliche eventualmente coinvolte.
I dati saranno trasferiti fuori dall’UE?
Tecnologie Meccaniche Spa conserva i dati personali su server ubicati all’interno dell’Unione Europea e non trasferisce dati al di fuori dell’Unione Europea.
Quali sono i diritti privacy esercitabili in relazione ai dati?
In presenza dei necessari presupposti e ove non ricorrano le limitazioni previste dalla legge (e.g. art. 2-undecies del Codice Privacy), gli interessati potranno esercitare i seguenti diritti privacy:
• ricevere conferma dell’esistenza dei dati personali e accedere al loro contenuto (diritto di accesso);
• aggiornare, modificare e/o correggere i dati personali (diritto di rettifica);
• chiedere la cancellazione dei dati personali (diritto all’oblio);
• chiedere la limitazione del trattamento (diritto di limitazione del trattamento);
• revocare il consenso prestato, nelle ipotesi in cui il trattamento avvenga sulla base dello stesso, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca;
• ricevere copia dei dati in formato elettronico e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).
Inoltre, sussistendone i presupposti, gli interessati hanno il diritto di opporsi in tutto o in parte al trattamento dei loro dati (diritto di opposizione) basato sul legittimo interesse della Società.
Per esercitare tali diritti e ottenere ulteriori informazioni sul trattamento è possibile inviare un’e-mail all’indirizzo privacy@tecnologiemeccaniche.com.
Quali altri diritti puoi esercitare in relazione ai Suoi Dati?
Laddove gli interessati ritengano che il trattamento dei loro dati avvenga in violazione di quanto previsto dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, gli stessi hanno il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, utilizzando i riferimenti disponibili nel sito internet www.garanteprivacy.it.